GFAhnen mit der Dropbox auf mehreren Systemen nutzen

Achtung! Diese Anleitung ist nur für Personen gedacht, die ein entsprechendes Fachwissen für GFAhnen und Windows mitbringen! Es handelt sich um keine offizielle Installationsmethode! Die GFF gibt hierfür keinen Support und es geschieht auf eigene Verantwortung!

GFAhnen ist das Genealogieprogramm, welches die Gesellschaft für Familienforschung in Franken e. V. ihren Mitgliedern empfiehlt. Dabei handelt es sich um ein sehr mächtiges Programm zum
Erfassen von Familiendaten, welche im Rahmen der Ahnenforschung anfallen. Im Gegensatz zu diversen anderen Programmen wie z. B. den bekannten Family Tree Maker schaut die Erfassungsmaske sehr spartanisch aus. Wer sich jedoch trotzdem die Mühe macht und in das Programm einarbeitet, der erhält ein Werkzeug, das fast keine Wünsche mehr offen lässt.

Ich verwende für die Erfassung jedoch zwei Systeme. Einen PC als Hauptsystem welcher einen großen Monitor hat und ein bequemes Arbeiten ermöglicht und zusätzlich einen kleinen, portablen Laptop für die mobile Erfassung. Das Handbuch beschreibt an sich sehr genau die Handhabung bei zwei Geräten, welche jedoch für mich einfach zu unpraktisch war.

In dieser Anleitung beschreibe ich das einfache Vorgehen und den Datenaustausch über einen Cloudspeicher. Verwendet wird ein Dropbox Account aber auch ein SkyDrive oder Google Drive sollte problemlos funktionieren.

Auch bei dieser Variante müssen diverse Punkte beachtet werden.

  • Installation von GFAhnen mit der Original-CD auf beiden Geräten. Der Ordner (bzw. Pfad), in den GFAhnen installiert wird, muss dabei auf beiden Geräten identisch sein.
  • Auf beiden Geräten Anlage jeweils einer Datenbank im gleichen Ordner. Das heißt im Klartext, dass der Pfad zum Dropbox Ordner auf allen Systemen gleich sein muss! Auch wenn die Dropbox es ermöglicht, dass man den Pfad verschieben kann, so muss er in diesem Fall auf jedem System gleich sein.
  • Nach dem arbeiten muss sichergestellt werden, dass die Daten vollständig in die Cloud kopiert wurden (grüner Haken) und die Daten vor dem arbeiten auch sauber synchronisiert werden (auch grüner Haken). Ist dies nicht der Fall kann es zu unsynchronen Daten und einer defekten Datenbank kommen.

Als erstes legt man die GFAhnen Datenbank direkt im Dropbox Verzeichnis an. Wo man innerhalb des Dropbox Ordners dies macht bleibt einen selbst überlassen. Allerdings sollte der Pfad nicht zu lang werden da GFAhnen mit Pfaden über 60 Zeichen unter Umständen Probleme haben kann. Nach getaner Arbeit beendet man GFAhnen und lässt die Daten sauber in die Cloud kopieren.

Am zweiten System werden nun die Daten automatisch heruntergeladen. Wie oben bereits geschrieben muss man hier darauf achten, dass das Dropbox Zielverzeichnis auf allen Systemen das gleiche ist. Hat man auf allen Systemen den gleichen Benutzernamen und verwendet die Standardeinstellungen, dann sollte dies gegeben sein. Wenn nicht sollte man den Pfad unter den Dropbox-Einstellungen und dem Punkt Erweitert verschieben.

Sind alle Pfade synchron und auch alle Dateien heruntergeladen, so kann man auf dem zweiten System GFAhnen einfach starten und die Datenbank hier direkt aus dem Dropbox Ordner öffnen. Sind alle Daten erfasst und gespeichert und beendet man das Programm werden die Daten synchronisiert und man dem Download auf dem ersten System kann man dort einfach weiter arbeiten.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass man nicht den Umweg über eine Sicherung gehen muss und immer mit dem Originalstand arbeitet. Allerdings muss natürlich der Datenbestand immer aktuell und synchron sein!

Achtung! Wer mobil unterwegs ist, z. B. in einem Archiv, und somit dann keine Internetverbindung zur Verfügung hat, der muss die erfassten Daten die GFAhnen Datenbank natürlich erst in die Cloud hochladen bevor er das Programm am Hauptsystem wieder starten darf. Durch die Funktion LAN-Sync könnten aber zumindest diese zwei Rechner, wenn sie sich im gleichen, lokalen Netzwerk befinden, die Daten direkt austauschen, was sehr schnell geht.

Datenschutz in der Cloud:

Der ein oder andere hat jetzt vielleicht Bedenken, persönliche Daten in die Cloud zu legen. Es handelt sich hier ja auch um personenbezogene Daten welche in die USA exportiert werden. In diese Fall kann man z. B. ein Programm wie BoxCryptor dazwischen schalten. Dieses erzeugt ein virtuelles Laufwerk und legt alle Daten verschlüsselt in der Cloud ab.

Der weitere Vorteil ist, dass ich einen extra Laufwerksbuchstaben habe. Das Einbinden in GFAhnen ist somit wesentlich einfacher wenn der Pfad der Dropbox auf verschiedenen Rechnern unterschiedlich ist.

Kommentar

Kommentar von Rainer Tomaschek |

Grüß Gott Herr Bauer,
ich habe da eine Frage zu Ihrer Installation auf 2 PC. Ich habe alles so gemacht wie von Ihnen beschrieben und es funktioniert bis auf eine Kleinigkeit alles.
Auf meinen Notebook habe ich keine Fotos da diese im Verzeichnis der PC Installation liegen, hätten Sie da einen Tip für mich.
Mit freundlichen Grüßen
Rainer Tomaschek

Antwort von Tobias Bauer

Guten Abend Herr Tomaschek,

nun was ist dann Ihr Problem? Es fehlen dann zwar die Fotos aber das hintert das Programm ja nicht daran zu funktionieren. Es findet diese halt nicht. Stellen Sie einfach auf beiden Systemen die Ordner gleich ein und legen Sie ggf. einfach einen leeren Ordner an, der genau so heißt wie am PC, damit Sie den Pfad einstellen können. Dann funktioniert das auch ohne Probleme.

Schöne Grüße

Kommentar von Hans-Dieter Görtz |

Hallo Herr Bauer,
Ich möchte meine Daten von GFahnen ebenfalls in die Cloud (OneDrive) legen. Das Programm BoxCryptor habe ich mir auch zugelegt, da man hier mit einem virtuellen Laufwerk arbeiten kann. Meine Fragen: Wie lege ich ein virtuelles Laufwerk unter BoxCryptor an und welche Daten müssen dort abgelegt werden? Was ist mit den Nachladetabellen und den Karten ?
Es wäre sehr lieb, wenn sie mir etwas helfen könnten..

Viele Grüße
Hans-Dieter Görtz

Antwort von Tobias Bauer

Hallo Herr Görtz,

früher konnte man bei BC über die Verwaltungsoberfläche ein Laufwerk anlegen. Ich nutze das Produkt aber seit Jahren nicht mehr.

Legen Sie dort die Daten der Datenbank, die Bilder und die Dokumente ab. Natürlich auch die Nachladetabellen und ggf. Karten. Die Nachschlagetabellen sind Bestandteil von GFAhnen und brauchen Sie nicht mit rüber kopieren.

Ich hatte teilweise Probleme mit BC bei schnellen Dateioperationen (erzeugen von HTML-Seiten etc.), da das Programm es nicht geschafft hat, die Daten so schnell zu verschlüsseln wie ich die Daten erzeugt habe.

Schöne Grüße
Tobias Bauer

Kommentar von Hans-Dieter Görtz |

Ich bin es nochmal... Herr Bauer,
Kann man nicht das gesamte Programm in OneDrive ablegen und von dort aus starten?
Dann könnte man von jedem Rechner das Programm benutzen..

Viele Grüße

Hans-Dieter Görtz

Antwort von Tobias Bauer

Hallo Herr Görtz,

da spricht natürlich auch nichts dagegen. Das Programm kann theoretisch sogar so auf das OneDrive legen. Das wäre sogar aus der Sicht des Datenschutzes kein Problem - wenn Sie persönlich kein Problem damit haben ;-). Die einzigen personenbezogenen Daten die im Programm gespeichert sind, sind Ihre eigenen (z. B. Ihre Adresse für den Datenaustausch).

Schöne Grüße

Bitte addieren Sie 3 und 2.